Что такое Kanban?
Kanban - методология для визуализации работы и улучшения процессов. В основе метода - непрерывные улучшения.
Визуализировать задачи и этапы работы принято с помощью Kanban-доски. Используя ее, участники визуализируют работу и могут отслеживать статус каждой задачи в любой момент времени.
Немного истории
Канбан (看板) зародился в Японии.
Подход зародился в 1940 году в небольшой компании Toyota. Тогда компания делала упор на производство тракторов и техники для сельского хозяйства. Но в 1958 Toyota выиграла тендер на поставку большой партии автомобилей в Австралию и получила свое собственное автомобильное производство за пределами страны.
Причем здесь Канбан? Вместе с успехом компании выросло и количество задач, которые свалились на плечи сотрудников. Их было так много, что рабочим процессом было практически невозможно управлять.
Так один из главных инженеров Таичи Оно (Taiichi Ōno) сформулировал правило, которое помогло компании справится со всеми задачами:
"To produce only what is needed, when it is needed and in the amount needed" - нужно производить то, что действительно необходимо, в нужный момент и в нужном количестве.
Приоритизировать задачи и распределять ресурсы решили с помощью специальных карточек, которые содержали всю информацию о задаче - товаре.
Почему карточки? Канбан состоит из двух слов:
В 16 веке после ряда феодальных войн улучшилась экономика. Из-за этого в торговых кварталах растущих городов начали активно открываться магазинчики и ремесленные лавки, которым нужно было привлекать клиентов. Чтобы заманить покупателя именно в свой магазин, продавцы и делали канбан - максимально информативные вывески о своем магазине.
На заводе Toyota карточки (они же Kanban) создавались для каждого производимого товара. После его продажи карточку возвращали на склад, а сотрудники могли снова взять задачу в работу. Также, когда в корзине заканчивались используемые на участке производства материалы, на склад передавали карточку с указанием необходимого материала, нужного количества и т. д.
Благодаря карточкам у руководства было понимание, на каком этапе находится производство каждого товара, доведена ли задача до "Готово", нужны ли новые детали и какие карточки товаров уже вернулись на склад и ждут своей очереди.
Что важно отметить - Таичи Оно понимал, что требования клиентов меняются, поэтому карточки товаров постоянно дорабатывались. Наверняка поэтому Канбан-метод так хорошо прижился не только в Toyota, но и в других компаниях: от IT-гигантов до стартапов.
Спустя 70 лет: как Kanban стал Канбан-методом
Первым о Канбане как о методе управления рабочими процессами заговорил Дэвид Дж. Андерсон - разработчик и менеджер компаний Motorola, Microsoft и др.
Андерсон вдохновился работой производства Toyota и активно использовал их подход в управлении разработкой программного обеспечения. Важно отметить, что он не следовал методу работы точь-в-точь - Андресон брал в работу элементы подхода и адаптировал их под свою команду.
Через несколько лет на одной из Agile-конференций Андерсон поделился полученными результатами, собрав вокруг себя огромное количество слушателей. Можно сказать, что именно с этой конференции началась популяризация Канбана, который мы знаем сейчас.
В 2007 году Андерсон выпустил книгу "Канбан: альтернативный путь в Agile", в которой рассказал о таких понятиях, как поток, визуальный контроль, узкое место, и собственно описал принципы работы по Канбан-методу.
Принципы Kanban
Трансформация в Канбан проходит не по модели "большого взрыва". Переход на него должен быть скорее эволюционным, чтобы улучшить уже созданные рабочие процессы без стресса для сотрудников.
Чтобы внедрение Канбан прошло максимально гладко, стоит придерживаться основных принципов подхода:
# Отталкивайтесь от того, что есть в компании сейчас.
Канбан - достаточно гибкий подход, который может стать дополнением к уже существующему процессу. Все созданные процессы, роли, коммуникации и обязанности имеют ценность. И всё это можно и нужно сохранить. А Канбан поможет подсветить проблемные места и спланировать изменения.
# Маленькие шаги -> большие результаты.
На первый взгляд может показаться, что глобальные изменения принесут больше пользы и прибыли. На деле же радикальные изменения могут помешать, а руководство столкнется с сопротивлением сотрудников из-за страха и неуверенности.
# Поощряйте инициативу на всех уровнях.
В соответствии с принципом постоянного улучшения, Канбан подразумевает, что перемены могут исходить откуда угодно - не обязательно "сверху вниз". Если инициатива для изменений и улучшений рабочих процессов идет от сотрудников - поощряйте их разными способами.
# На первом месте - потребности и ожидания клиента.
Люди покупают решения своих проблем, а не набор характеристик и функций. Поэтому самая главная задача - выявить ценность продукта, чтобы не тратить ресурсы на нечто ненужное.
# Вся работа должна быть визуализирована.
Важно отобразить на доске все этапы рабочего процесса и все задачи, которые запланированы. У каждой задачи нужно обновлять статус, чтобы рабочий процесс был максимально прозрачным.
# Задачи должны быть сгруппированы.
Как правило, поток задач систематизируют по статусам. Например, можно отсортировать задачи по таким колонкам: "В очереди", "В работе", "На проверке" и "Готово". Делается это для достижения уже упомянутой прозрачности.
# Будьте открыты к переменам.
Ни одна успешная компания не стала бы успешной, если бы не адаптировалась к переменам. Согласно философии Канбан, нужно постоянно оценивать созданный продукт и собирать обратную связь от клиентов и сотрудников. Используя эти данные, руководство сможет найти точки роста и улучшить результаты компании.
Инструменты визуализации в Kanban
- Kanban-доска
Итак, главный инструмент для визуализации работы - Канбан-доска. С ее помощью команда может не только визуализировать рабочий процесс, но и делегировать задачи, расставлять приоритеты, быстро находить "слабые звенья" и исправлять их.
Работа на доске разделяется на колонки, которые отражают этапы работы, и дорожки. Обычно дорожки используются для категоризации задач на доске. По дорожкам и колонкам движутся задачи команды - карточки.
Грамотно продуманная Канбан-доска дает возможность понять, в какой момент команда берет задачу в работу и когда она ее завершает. Эти точки "входа и выхода" называют точкой принятия обстоятельств и точкой поставки. Давайте разбираться на примере с доской.
В начале доски есть "Очередь" - колонка, в которой команда хранит список задач, которые необходимо выполнить для реализации проекта. То есть задачи просто ждут, когда освободится исполнитель и возьмет карточку в работу. Если задача не может быть выполнена, она либо блокируется, оставаясь в очереди, либо удаляется.
Если же задача может быть выполнена, карточка перемещается в столбец "В работе". Именно это и будет точкой принятия обязательств.
Точка принятия обязательств - момент принятия исполнителем обязательства довести работу до завершения, например, написать статью для блога компании, произвести деталь для авто и т. п.
Проходя через разные этапы, задача должна попасть в столбец "Готово" - это точка поставки продукта - так называют заключительную стадию, когда готовый продукт или сервис поставляется клиенту.
Поэтому хорошо продуманная доска не просто отражает, какие этапы в работе существуют, но и дает понимание, с чего начинается работа над задачей и при каких условиях ее можно считать завершенной.
Теперь давайте подробнее рассмотрим элементы, из которых состоит доска.
# Карточки
Для Канбан-команды каждая карточка обозначает одну задачу, которую нужно выполнить.
В карточку можно поместить всю необходимую информацию по задачам, например, назначить ответственного сотрудника, оставить метку с описанием задачи, добавить ссылку, картинку, чек-лист, указать срочность задачи и т. д. По мере выполнения работы над задачей каждая карточка продвигается по этапам работы.
# Колонки
На Канбан-доске этапы работы отражаются в виде колонок. Вы можете создать любое количество колонок, чтобы отразить все этапы конкретного рабочего процесса. Карточки перемещаются по рабочему процессу до стадии завершения.
# Дорожки
Дорожки - это горизонтальное деление доски. Обычно используются для разделения задач по приоритетам, классам или исполнителям. Для более точной визуализации можно, например, создать дорожки с приоритетами "Срочно" и "Плановые задачи" или разбить доску на дорожки по исполнителям, к примеру, "Маша" и "Петя".
- WIP-лимиты
Теперь переходим к главному инструменту Канбан.
Удивительно, но факт: чем меньшее количество задач берется в работу, тем большее количество выходит. Поэтому одним из главных элементов доски являются WIP-лимиты.
WIP (Work In Progress) - количество задач, которое находится в работе.
WIP-лимит - это ограничение задач, которые могут одновременно находится в работе.
Почему так важно ограничивать? Согласно Канбан-методу, ограничение WIP помогает на ранних этапах понять, не взяла ли команда на себя слишком много задач.
Также ограничение на количество незавершенных задач дает некую защиту от выгорания на персональном либо командном уровне. С лимитами появляется время, в которое сотрудники могут порефлексировать над рабочим процессом и качеством работы и при этом не бояться, что завтра случится очередной завал на работе.
Как правило, команда сама анализирует свою работоспособность и устанавливает лимит для каждой колонки.
Благодаря такой визуализации любому сотруднику будет достаточно одного взгляда на доску, чтобы понять, над чем работает команда.
- Метрики
Канбан - про постоянное совершенствование рабочего процесса и конечного продукта. Чтобы не создавать что-то бесполезное, собирать обратную связь от клиентов и оперативно исправлять ошибки, придуманы метрики.
Метрика - показатель, который отражает важную для бизнеса характеристику или успешность продукта в целом.
Все данные собираются в графики и диаграммы для дальнейшего анализа ключевых метрик.
Чаще всего в Канбан используют такие метрики:
Ошибки при работе с канбан-досками
Канбан-доска - мощный инструмент визуализации и управления потоком работ. Однако ее эффективность напрямую зависит от правильного использования. Разберем типичные ошибки, которые сводят на нет преимущества Kanban.
# Игнорирование лимитов WIP.
Отсутствие или несоблюдение ограничений на количество задач в работе одновременно. Это приводит к перегрузке команды, многозадачности, срыву сроков и хаосу в потоке работ.
# Использование доски только как витрины задач.
Канбан воспринимается лишь как инструмент визуализации текущей нагрузки, без управления потоком, анализа метрик (время цикла, пропускная способность) и выявления узких мест. Система не используется для улучшений.
# Отсутствие колонок "Готово" для этапов.
На доске есть только финальная колонка, но нет промежуточных колонок "Готово" для каждого этапа, например, "Тестирование Готово". Это мешает контролировать качество на каждом шаге, выравнивать поток и приводит к накоплению скрытого техдолга.
# Непрозрачные критерии перехода (Definition of Done).
Отсутствие четких, понятных всем правил, определяющих, когда задача действительно завершена на конкретном этапе и может быть перемещена дальше. Это вызывает путаницу, задержки и снижает качество работы.
# Большое количество незавершенных и брошенных задач.
Задачи долгу висят на доске без передвижения, засоряя обзор, искажая метрики и демотивируя команду. Не проводится регулярная ревизия доски для архивации или пересмотра таких задач.
Вывод
Канбан - один из популярных подходов к разработке самых разных и ценных для клиента продуктов. С его помощью компания может визуализировать даже самый сложный рабочий процесс, достичь прозрачности на каждом этапе производства, исправить слабые места и найти точки роста для своего бизнеса.
Source: Kaiten